LearningGarden: Enterprise Competencies and Knowledge Management


Pendahuluan

Pada pertengahan tahun 1980-an, banyak individu dan organisasi mulai tertarik pada peran yang terus meningkat dari pengetahuan untuk dapat bertahan dalam lingkungan yang sangat kompetitif. Persaingan bebas dan internasional telah merubah dengan cepat bagi perusahaan untuk secara serius menekankan pada kualitas, tanggapan, keberagaman dan kustomisasi produk dan jasa. Dan dalam survey 1989, beberapa CEO perusahaan yang termasuk dalam Fortune 50 setuju bahwa pengetahuan merupakan faktor yang sangat fundamental yang berada dibalik keberhasilan perusahaan dan semua aktifitasnya. Mereka mempunyai anggapan bahwa kemampuan perusahaan untuk berkompetisi bergantung pada kualitas aset pengetahuan dan kemampuan pemanfaatannya dengan sempurna. Oleh karena itu banyak perusahaan-perusahaan besar dengan serius mencari cara untuk membangun dan mendapatkan nilai dari aset pengetahuan yang ada di dalam perusahaan mereka itu.

Knowledge Management (KM) merupakan langkah strategis bagi setiap perusahaan untuk mampu memanfaatkan aset pengetahuan. Dan artikel ini menjelaskan KM yang berbasiskan pada direktori kompetensi, sehingga setiap perusahaan akan lebih mampu memahami secara jelas terhadap pengetahuan yang diperlukan untuk mendukung satu kompetensi yang disyaratkan untuk satu pekerjaan tertentu di perusahaan / organisasi. Dan melalui artikel ini juga, perusahaan / organisasi akan memahami bahwa penerapan KM yang didukung sistem yang berbasiskan pada pendekatan direktori kompetensi akan sangat membantu penerapan KM secara sistematik.

Knowledge Management

Knowledge Management (KM) merupakan intervensi bersama-ssama dari sumber daya manusia, proses dan teknologi untuk mendukung proses pembuatan ( creation ), pembauran ( assimilation ), penyebaran ( dissemination ) dan pemanfaatan ( application ) pengetahuan di dalam lingkungan perusahaan / organisasi. Pembuatan pengetahuan (knowledge creation) adalah proses perbaikan pengetahuan tertentu selama proses pembelajaran. Pembauran pengetahuan (knowledge assimilation) adalah proses pengumpulan, penyimpanan dan penyaringan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah dipunyai sebelumnya. Penyebaran pengetahuan (knowledge dissemination) adalah proses akses dan distribusi pengetahuan untuk dipergunakan dalam pekerjaan yang lainnya. Pemanfaatan pengetahuan (knowledge application) adalah penggunaan pengetahuan yang ada untuk mendukung penyelesaian masalah-masalah yang dihadapinya. Pengetahuan dibangun atau dikembangkan melalui proses pengalaman dimana pengetahuan tersebut dipergunakan, seperti proses penyelesaian masalah, projek atau pekerjaan.

Di bawah ini terdapat beberapa pertanyaan dimana penerapan Knowledge Management (KM) seharusnya dapat memberikan jawaban:

  • Pengetahuan/keahlian apa yang diperlukan oleh setiap pekerja untuk melaksanakan tugas-tugasnya?
  • Apakah pengetahuan terdokumentasikan dan dapat disebarkan?
  • Pengetahuan/keahlian apa yang dipunyai para pekerja pada saat ini?
  • Bagaimana pengetahuan itu diukur?
  • Pengetahuan apa yang vital bagi proses bisnis perusahaan/organisasi?
  • Pengetahuan/keahlian apa yang diperlukan oleh para pekerja untuk masa depan?
  • Bagaimana membangun keahlian/pengetahuan yang diperlukan organisasi secara efisien?
  • Pelatihan apa yang diperlukan untuk meningkatkan keahlian/pengetahuan?
  • Bagaimana mempersingkat proses pembelajaran dan menghemat biaya-biaya akuisisi keahlian?
  • Bagaimana pengetahuan para pekerja dapat disebarluaskan dengan efektif?

Untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan baik, maka seharusnya dikembangkan satu pendekatan yang sistematik untuk penerapan Knowledge Management, dan tentunya pendekatan tersebut dapat juga dikembangkan dalam bentuk sistem berbasis komputer, sehingga penerapan KM tersebut akan lebih mudah dan sistematik. Pendekatan yang sangat baik adalah pendekatan kompetensi untuk membangun KM tersebut.

Direktori Kompetensi

Setiap perusahaan/organisasi mempunyai struktur organisasi untuk mendukung aktifitas-aktifitasnya dan mencapai sasaran-sasarannya yang telah ditetapkannya. Struktur organisasi tersebut mempunyai pekerjaan-pekerjaan (jobs) yang dijabat oleh pekerja yang sudah ditetapkan untuk menangani pekerjaan-pekerjaan tersebut. Untuk mampu melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik, maka setiap pekerjaan tersebut memberikan persyaratan kompetensi yang harus dimiliki oleh pekerja agar mampu melaksanakan tugas-tugas (tasks) yang ditanganinya.

Image1

Gambar-1: Hubungan Pekerjaan, Kompetensi dan Pengetahuan

Kompetensi-kompetensi ini akan membentuk direktori kompetensi perusahaan / organisasi yang akan memperlihatkan fokus-fokus utama dalam pelaksanaan bisnisnya. Kompetensi-kompetensi tersebut akan saling terkait terhadap pekerjaan, sehingga satu kompetensi kemungkinan diperlukan oleh dua pekerjaan yang berbeda dan tentunya kemungkinan dengan level yang berbeda pula. Disamping hal itu, keberadaan kompetensi tersebut yang diperlukan oleh organisasi sangat dibatasi oleh keberadaan pekerja juga, misalnya sakit, meninggal dunia, mutasi ke departemen lain, pindah bidang keahlian/pengetahuan, pindah ke perusahaan lain. Oleh karena itu setiap organisasi/perusahaan harus mampu mengelola kompetensi-kompetensi utama yang ada di perusahaan untuk dapat mempertahankan kelangsungan atau keberadaan perusahaan dan mampu berkompetisi dengan baik.

Kompetensi-kompetensi yang seharusnya dimiliki oleh setiap pekerjaan dengan tingkat-tingkat tertentu sangat dipengaruhi oleh pengetahuan sebagai sumber untuk mendukung kompetensi-kompetensi yang diperlukan tersebut. Oleh karena itu, pengelolaan pengetahuan (knowledge management) sangat diperlukan oleh setiap perusahaan/ organisasi untuk dapat mendukung peningkatan kompetensi yang dimiliki oleh para pekerjanya, sehingga tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan/organisasi dapat dilaksanakan lebih baik dan cepat. Melalui Knowledge Management yang berbasis kompetensi tersebut, maka setiap pekerja akan dapat belajar dari pengalaman pekerja lainnya ketika dia menggantikan posisinya.

Sistem Knowledge Management Berbasis Direktori Kompetensi

Knowledge Management System (KMS) merupakan sistem berbasis komputer untuk mendukung penerapan KM di perusahaan/organisasi, sehingga penyebaran dan pengaksesan pengetahuan akan lebih efisien dan efektif. Terdapat lima prinsip utama yang mendasari pengembangan Knowledge Management System (KMS) :

  • Menyimpan pengetahuan secara online dan dapat dilakukan secara online . Macam-macam pengetahuan dipublikasikan dalam bentuk digital, dan jika diperlukan dicetak dalam kertas. Pengetahuan disimpan dalam jaringan Intranet, tidak disimpan dalam kabinet-kabinet atau kotak-kotak, karena pengetahuan yang sudah dijadikan dalam bentuk digital akan lebih efisien untuk dipelihara, dan akan lebih mudah untuk dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan disebarluaskan.
  • Memudahkan akses pengetahuan online. Organisasi/perusahaan mempunyai tanggungjawab dan kewajiban untuk semua karyawan mempunyai akses yang sama terhadap pengetahuan yang sesuai dengan keperluannya
  • Para pegawai menjadi “Knowledge Worker”. Para pegawai dituntut untuk meningkatkan kemampuannya ketika melayani pelanggan/kustomer internal atau eksternal, sehingga para pegawai mampu mengakses dengan segera terhadap pengetahuan yang terbaru dan akurat. Dalam hal ini, teknologi Web dapat memberikan fasilitas untuk mendorong perubahan budaya melalui lingkungan yang didukung oleh pengetahuan atau informasi yang dapat diakses dari berbagai lapisan, dan juga bisa saling melakukan sharing satu sama lain dengan mudah.
  • Berkerja secara kemitraan (teamwork) untuk mencapai sasaran. Terdapat kebutuhan yang mendesak untuk dapat melakukan kerjasama secara lebih baik diantara para anggota atau departemen organisasi/perusahaan.
  • Menghilangkan atau memperkecil penghalang dan memberikan contoh/model. Dalam era informasi, pimpinan perusahaan/organiasi seharusnya secara proaktif mendorong para pekerja untuk bisa saling berkerja sama, oleh karena itu pimpinan memberikan contoh atau model untuk selalu berbagi pengetahuan atau informasi dengan semua lapisan.

Teknologi Web dan Internet merupakan platform standard yang sudah banyak diterapkan di lingkungan perusahaan/organisasi, dan teknologi ini dapat mendukung prinsip-prinsip utama KMS dengan baik dan fleksible. Oleh karena itu teknologi ini sangat cocok dipergunakan untuk mengembangkan Knowledge Management System (KMS) berbasis direktori kompetensi ini.

Untuk dapat membangun dan menerapkan KMS berbasis direktori kompetensi ini dengan baik, maka Knowledge Director atau pimpinan projek penerapan KM di perusahaan/organisasi harus dapat memahami relasi-relasi dengan baik antara struktur organisasi, posisi pekerjaan dan kompetensi. (Seperti gambar-1).

Melalui relasi-relasi tersebut, KMS berbasis kompetensi mempunyai bagian-bagian utama, seperti :

  • Jobs Directory. Seluruh posisi pekerjaan (jobs) harus jelas dalam struktur organisasi, dan setiap pegawai harus mempunyai posisi pekerjaannya. Direktori ini merupakan pemetaan struktur organisasi terhadap posisi pekerjaan.
  • Competence Directory . Setiap pekerjaan akan mempunyai kompetensi-kompetensi yang disyaratkan. Direktori ini merupakan pemetaan pekerjaan terhadap kompetensi.
  • Knowledge Directory . Setiap kompetensi memerlukan pengetahuan. Pengetahuan terdiri dari empat sumber utama yaitu pelatihan, konsultansi, forum diskusi dan dokumen. Keempat sumber utama ini saling terkait, sehingga satu sama lain bisa saling mendukung. Pengetahuan ini harus langsung terkoneksi dengan kompetensi-kompetensi dari posisi job, sehingga akan terjadi sharing pengetahuan secara langsung.

Sistem KM dapat ditambah dengan fitur-fitur lainnya sesuai dengan kebutuhan dengan tidak meninggalkan konsep dasarnya. Pada saat ini kami mengembangkan Knowledge Management System berbasis kompetensi ini, dan diberinama sebagai “LearningGarden ”.

LearningGarden (LG)

Sistem Knowledge Management (KM) berbasis Web yang menggunakan pendekatan competency directory (direktori kompetensi) sebagai pemetaan pengetahuannya untuk mendukung setiap pekerjaan yang ada dalam organisasi. Sistem LG cocok diterapkan untuk membangun dan memperbaiki fokus, keahlian, kepahaman yang jelas untuk dapat melaksanakan tugas-tugas di organisasi melalui kompetensi yang lebih transfaran dari setiap posisi pekerjaan di organisasi.

Kelebihan sistem ini adalah dapat dijadikan sebagai sarana untuk menganalisa terhadap kebutuhan training yang lebih akurat sesuai dengan kebutuhan, karena kompetensi-kompetensi yang diperlukan lebih transfaran terhadap pekerjaan. Sistem ini dapat diterapkan dalam berbagai lingkungan perusahaan.

Proses pembelajaran para pegawai akan terjadi terus menerus, sehingga sistem ini dapat memberikan penghematan biaya dan waktu dalam proses peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan/organisasi, disamping hal itu pemberdayaan SDM akan lebih optimum untuk menangani pekerjaan-pekerjaannya dan tentunya akan dapat lebih saling berinteraksi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya.

Learning Garden (LG) mempunyai fungsi sebagai berikut :

  • Mendukung sharing knowledge (berbagi pengetahuan) berbasiskan pada kompetensi yang menjadi persyaratan pekerjaan
  • Mendukung learning process (proses pembelajaran) diantara posisi-posisi pekerjaan berbeda yang mempunyai persyaratan kompetensi yang sama
  • Mendukung pembuatan competency directory (direktori kompetensi) yang sangat diperlukan untuk training analysis (analisa pelatihan) dalam setiap pekerjaan di dalam organisasi

clip_image006_0000.jpg

Gambar-2: Manajemen Direktori Kompetensi

LearningGarden (LG) mempunyai beberapa fitur utama sebagai berikut :

  • Competency Directory Management . Fitur ini merupakan ciri utama dari LG dimana kompetensi yang menjadi syarat pekerjaan dari struktur organisasi dijadikan sebagai acuan untuk pemetaan pengetahuan, sehingga pengetahuan yang dipetakan akan secara pasti mendukung kompetensi tersebut.
  • Knowledge Category Management. Fitur ini merupakan fasilitas untuk menyusun kategori pengetahuan yang dipergunakan di dalam sistem, sehingga penyusunan pengetahuan akan jelas disamping dipetakan secara langsung pada kompetensi tertentu.
  • Document Management. Fitur ini memungkinkan user untuk mendokumentasikan macam-macam file ke dalam sistem. Disamping itu juga, modul ini dapat menyimpan link-link URL di Intranet/Internet.
  • Collaboration Management. Fitur ini menyediakan forum-forum diskusi dan konsultasi. Forum konsultasi dipergunakan user untuk menyampaikan pertanyaan dan pakar yang bersangkutan dapat menjawabnya. Dan fitur ini juga memberikan forum untuk group atau tim untuk saling bertukar pengalaman atau pandangan terhadap satu isu.
  • Expertise Management. Fitur ini dapat mengidentifikasi dan melacak orang-orang dengan kompetensi dan keahlian khusus untuk dapat memberikan informasi dan saran yang sesuai dengan keahlian profile yang dimilikinya. Profile ini dapat dijadikan untuk membangun “social networks” yang memperlihatkan relasi-relasi minat dan keahlian yang serupa.
  • E-Learning Management. Fitur ini dapat mengelola modul-modul pelatihan; para instruktur untuk mengelola materi-materinya dan membuat forum diskusi dan konsultasi untuk mendukung pelatihannya; dan user dapat mendaftarkan modul-modul yang diminatinya atau sesuai dengan pekerjaannya. Fitur ini juga menyediakan testing untuk mengevaluasi pengetahuan yang dipelajarinya.
  • Search Engine. Modul ini memberikan para user untuk melacak seluruh pengetahuan yang telah disimpan ke dalam sistem sesuai dengan parameter-paramenter yang dipilih.
  • Supporting Tools. Fitur ini menyediakan tool pendukung untuk mendapatkan opini atau feedback dari user; mendaftarkan pengetahuan-pengetahuan yang dipilih sebagai favorit, menginformasikan pengetahuan yang sesuai dengan kompetensi-kompetensi sehingga user akan selalu mengikuti pengetahuan terbaru yang dikirimkan ke dalam sistem oleh user lain.
  • Security. Fitur ini menyediakan mekanisme proteksi seperti username dan password ketika user akan mempergunakan sistem LG. Fitur ini memberikan alat untuk mengontrol user akses database.

Kenapa LearningGarden?

Knowledge Management merupakan langkah strategis bagi setiap organisasi / perusahaan. Pendekatan direktori kompetensi merupakan pendekatan yang fleksibel untuk penerapan KM. Sistem KM berbasis teknologi Web dapat dikembangkan dengan memperhatikan tiga relasi utama antara Jobs Directory, Competence Directory dan Knowledge Directory. Sistem LearningGarden dapat memberikan penghematan biaya dan waktu dalam proses peningkatan kualitas dan pemberdayaan Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan/organisasi.

3 thoughts on “LearningGarden: Enterprise Competencies and Knowledge Management

  1. bagus sekali tulisannya, klo tidak keberatan saya mau minta bantuan dari saudara Rachman, bagaimana menciptakan suatu pengetahuan (knowledge)? apakah suatu sistem KM bisa menciptakannya, fitur-fitur apa saja yang harus ada di dalam sistem KM terima kasih..

    Sdr. nano yulian,

    KM system dapat dibangun untuk menciptakan pengetahuan. Jika kita mau menciptakan pengetahuan baru melalui KM system, maka terlebih dahulu kita perlu membuat apa tujuan kita atau target pengetahuan apa yang akan dibangun.

    Fokus penciptaan itu menjadi kerangka untuk semua anggota membangun bersama melalui berbagi ide atau gagasan untuk menciptakan ini. Dan juga jangan lupa untuk dicarikan pengetahuan yang sangat dekat dengan target penciptaan itu, misalkan berupa tulisan atau artikel lainnya. Jadi fitur utamanya adalah Forum diskusi dan Dokumen Artikel itu sendiri.

    Terimakasih,

  2. Bapak saya mau bertanya, dari management komopetensi tersebut, apakah dapat dikaitkan dengan diversity atau management keragaman di tempat kerja dan pengembangan karir seseorang khususnya pada wanita jadi gender ya.
    terimakasih

    Bu Irma Rahyuda,

    Terimakasih telah sempat datang ke tempat kami.

    Manajemen kompetensi ini sangat penting dikembangkan di setiap perusahaan, karena kompetensi ini menjadi syarat utama terhadap setiap pekerjaan yang terdapat dalam perusahaan itu sendiri. Kompetensi ini mempunyai tingkatannya, semakin tinggi kompetensi yang menjadi persyaratannya akan semakin jelas terhadap karir seseorang yang mempunyai kompetensi itu.

    Perusahaan yang sudah memetakan kompetensinya, sebenarnya perusahaan seharusnya dapat terus tumbuh dengan baik dan mendapatkan peluang-peluang lagi di masa depan. Kami pribadi sekarang lebih cenderung memadukan antara Kompetensi dan Peluang. Kompetensi dapat didukung dengan baik melalui KM, sedangkan Peluang-Peluang Bisnis melalui Manajemen Pengembangan Bisnis.

    Dan karena kami terlibat dalam bidang ICT, maka beberapa peluang yang pernah muncul ternyata banyak juga dapat dikembangkan di Indonesia sendiri. Hanya sayangnya, kompetensi di Indonesia tidak dipupuk dengan baik, sehingga akhirnya Indonesia sendiri lebih cenderung sebagai pemakai semata, dan kita semua dapat melihat dari pertumbuhan dalam berbagai bidang, terutama teknologi.

    Terimakasih

  3. maaf pertanyaan berikutnya, sebenarnya ini hanya keyakinan saja, melihat perkembangan globalisasi saat ini, saya merasa bahwa seseorang berkarir di tempat kerja berhubungan dengan keberagaman di tempat kerja dan kompetensi yang dimilikinya.
    terrimakasih

    Bu Irma Rahyuda,

    Sangat tepat sekali yang disampaikan itu. Hanya saja kita kurang banyak memperhatikan perihal kompetensi itu sendiri, sehingga ketika karir kita bertambah tinggi, dan kompetensi itu bertambah tinggi, kadangkala pengetahuan sebagai sumber pendukung peningkatan kompetensi itu kurang banyak dipelihara dengan baik. Sebenarnya pengetahuan pendukung kompetensi itu menjadi peluang usaha bagi seseorang untuk masa depan kembali.

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s