Pemodelan Pengaruh Knowledge Management Untuk Pengembangan Sumber Daya Manusia


Abstrak
Knowledge Management (KM) dapat mempercepat pembelajaran bersama untuk mengembangkan sumber daya manusia yang mampu meningkatkan kemampuan daya saing dan merespons perubahan pasar secara proaktif. Pemahaman terhadap knowledge management sangat diperlukan untuk mengetahui pengaruhnya dalam organisasi. Pendekatan kesisteman melalui system dynamic dapat dipergunakan untuk mengetahui pengaruh knowledge management tersebut dengan baik. Tulisan ini menjelaskan penggunaan system dynamic untuk mengetahui pengaruh knowledge management dalam peningkatan sumber daya manusia melalui pembelajaran bersama.

Katakunci: Knowledge Management, System Dynamic, Human Resource Development

1. PENDAHULUAN
Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset yang sangat penting bagi perkembangan setiap perusahaan untuk dapat mempertahankan keberadaan perusahaan dalam era persaingan terbuka dan global saat ini. Peningkatan kemam-puan SDM untuk dapat menjalankan pekerjaannya dengan lebih baik sangat diperlukan, oleh karena itu hampir kebanyakan perusahaan mempunyai agenda pelatihan secara rutin untuk mendukung peningkatan SDM tersebut.

Sebenarnya proses pembelajaran tidak hanya bertumpu pada pelatihan yang umum dilakukan, tetapi dapat dilakukan dalam bentuk lainnya, seperti dialog, tanya-jawab, berbagi pengalaman, atau dokumen. Pelatihan merupakan bentuk berbagi pengetahuan yang dikelola secara baik, sedangkan yang lainnya belum dikelola dengan baik. Pengetahuan merupakan sumber utama dari proses pembelajaran tersebut. Oleh karena itu pengembangan SDM ini sangat bergantung dari pengetahuan yang dipelajarinya, dan mempunyai pengaruh secara langsung terhadap perusahaan itu sendiri.

Knowledge Management (KM) dapat diterapkan untuk mendukung proses pengemba-ngan sumber daya manusia melalui proses knowledge sharing (berbagi pengetahuan) secara lebih terstruktur. Pendekatan-pendekatan yang cocok untuk penerapan knowledge management sangat bergantung pada tujuan-tujuan yang ingin dicapainya dengan baik.

Systems Dynamic (SD) merupakan teknik yang cukup populer untuk memahami perilaku dari sebuah sistem dengan baik (1,2) . Dan tulisan ini menjelaskan satu model SD untuk menjelaskan KM dalam proses pengembangan SDM.

2 KNOWLEDGE MANAGEMENT

Telah menjadi satu konsensus umum bahwa pengetahuan marupakan dasar kompetisi dan efektifitas operasi bisnis dalam setiap perusahaan. Pengetahuan sebagai sumber bisa hilang dari lingkungan organisasi dikarenakan beberapa sebab, seperti kematian, mutasi kerja, bahkan mungkin pindah kerja ke perusahaan lain yang menjadi kompetitor. Sehingga pada prinsipnya adalah kehilangan pengetahuan merupakan kehilangan investasi yang sudah dilakukan perusahaan, karena pengetahuan diperoleh melalui proses pembelejaran dan pengalaman yang cukup panjang.

Knowledge Management (KM) dapat dipandang dari dua sisi yaitu secara operasional dan strategis. KM secara operasional artinya KM merupakan aktifitas organisasi dimana terjadi pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan KM secara strategis artinya KM merupakan langkah untuk memantapkan setiap organisasi sebagai organisasi yang berbasis pengetahuan.

Knowledge Management (KM) dapat didefinisikan sebagai satu set (himpunan) intervensi orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan, pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan (3) . Knowledge Management (KM) merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan membentuk organisasi yang berbasis pada pengetahuan.

Projek Knowledge Management (KM) dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu (4) :

  • Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur . Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan perusahaan, seperti disain produk, proposal dan laporan projek, prosedur-prosedur yang sudah diimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.
  • Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek . Tipe projek ini mengumpulkan penge-tahuan berasal dari pengalaman yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam kontek yang baru. Projek ini biasanya melibat-kan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui database seperti lotus notes.
  • Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran . Projek ini bermaksud untuk menja-dikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
  • Membuat struktur dan memetakan pengeta-huan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi . Projek ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengan menjadikan lebih explisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
  • Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan . Banyak perusahaan mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak patent, copyright, software licenses dan data-base pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk perusahaan.
  • Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber external . Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam projek ini perusahaan berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam projek ini diperlukan editor dan analyst untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut .

Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan:

  • Penghematan waktu dan biaya . Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
  • Peningkatan aset pengetahuan . Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
  • Kemampuan beradaptasi . Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
  • Peningkatan produktfitas . Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat .

3. MODEL SIMULASI

Tulisan ini memberikan satu model pengaruh penerapan knowledge management (KM) untuk pengembangan sumber daya manusia (SDM) dalam perusahaan pengembangan sistem teknologi informasi. Perusahaan yang bergerak dalam bidang teknologi informasi sangat kental dengan penyimpanan dan penggunaan sumber pengetahuan untuk menyelesaikan projek atau pengembangan sistem. Sehingga proses pembelajaran untuk mendukung proses pengembangan SDM tidak hanya bertumpu pada proses pelatihan formal saja, tetapi mungkin diperoleh melalui pengalaman atau diskusi-diskusi.

Untuk membangun model pengaruh KM pada proses pengembangan SDM dapat digunakan diagram cuase-effect. Dan dari diagram ini akan mudah dibangun simulasi yang menggunakan teknik System Dynamic.

Personal knowledge (pengetahuan yang dimiliki pribadi) akan membentuk organizational knowledge (pengetahuan yang dimiliki perusahaan). Bertambahnya pengetahuan yang dimiliki pribadi akan bertambahnya pula pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan, atau sebaliknya (Gambar 1).

Gambar 1. Interaksi Pengetahuan Pribadi dan Perusahaan

Peningkatan pengetahuan dari setiap staff akan mendorong berbagi pengetahuan satu sama lain. Kemampuan atau pengetahuan pribadi ini akan meningkatkan produktifitas kerja sehingga penyelesaian pekerjaan juga akan meningkat. Dari tugas-tugas yang diberikan dari pekerjaan akan memberikan pengalaman, dokumen atau template yang dipakai sehingga akan menambah juga pengetahuan pribadi (Gambar 2).

Gambar 2. Pengembangan Pengetahuan Pribadi

Pengetahuan yang staff bisa saja hilang dikarena beberapa hal, seperti keluar dari perusahaan, pindah ke departemen lain, pengetahuan yang usang atau diperbaharui (Gambar 3).

Gambar 3. Perubahan PK dan OK

Kejadian-kejadian seperti ini banyak memberikan pengaruh cukup besar bagi perusahaan seperti perusahaan teknologi informasi, sehingga perlu dicarikan solusinya. Knowledge management dapat menjadi solusi untuk masalah-masalah seperti di atas, karena pengetahuan menjadi mudah diakses dan disimpan secara baik (Gambar 4).

Gambar 4. KM Sebagai Solusi Pemindahan Pengetahuan

Aktifitas knowledge management dapat meningkatkan perpindahan pengetahuan PK-PK , OK -PK, dan PK-OK.

4. KESIMPULAN DAN RISET LANJUTAN

Knowledge management merupakan langkah strategis untuk perusahaan dalam proses pengembangan sumber daya manusia yang mempunyai pengetahuan pribadi yang dapat meningkatkan produktifitas dan pengetahuan perusahaan. Diagram cause-effect dapat memberikan kemudahan untuk memahami pengaruh knowledge management dalam perusahaan dengan baik.

Model ini perlu terus dikembangkan untuk memungkinkan lebih mengetahui terhadap pengaruhhnya apabila diterapkan teknologi informasi untuk mendukung knowledge management, dan juga dapat dikaji tentang pengaruh sistem manajemen perusahaan untuk kelancaran penerapan knowledge management.

DAFTAR PUSTAKA

  • MIT. Road Maps: A Guide to Learning System Dynamics .
  • Kirkwood , Craig W. System Dynamics Methods: A Quick Introduction . College of Business Arizona State University , 1998.
  • Kotnour, T., Orr, C., Spaulding, J. and Guidi, J. (1997). Determining the Benefit of Knowledge Management Activities . International Conference on Systems, Man, Cybernetics. 94-99. Orlando , Florida .

RIWAYAT PENULIS

Mohamad Haitan Rachman lahir di kota Bandung tanggal 2 Agustus 1966. Sedang mengikuti pendidikan S3 dalam bidang Knowledge Management di Multimedia University (MMU), Cyberjaya Malaysia . Saat ini sedang memimpin sekolah tinggi manajemen ilmu komputer (STMIK) Mahakarya, Jakarta , dan perusahaan yang bergerak dalam solusi manajemen dan IT, PT Multiforma Sarana Consultant, Bandung . Dapat dikontak melalui email haitan@multiforma.co.id .